Een project planning is tegenwoordig niet meer weg te denken als er een project wordt aanbesteed of bedacht. Maar een goede project planning is iets anders dan een project planning. De plannen maken voor een project is één, maar ze dusdanig in elkaar zetten dat het realistisch, haalbaar en vooral binnen het budget is, blijkt nog niet zo eenvoudig. Een goede planning maken kost tijd en dus geld, maar toch is het aan te raden. Hieronder de voordelen van een goede projectplanning in elkaar zetten.
Het zorgt voor overzicht én controle
Als je een goede project planning maakt creëer je overzicht en controle. Met dit overzicht en de controle kunnen geen zaken vergeten worden, over het hoofd worden gezien of uit de pas gaan lopen. Als er wijzigingen zijn kan hier makkelijker mee om gesprongen worden omdat je eenvoudig kunt zien wie er bijvoorbeeld betrokken is bij een bepaalde taak, maar ook wie er verantwoordelijk is. Zo is het direct duidelijk wie het moet oppakken, op wie het invloed heeft en wat de stappen zijn die genomen moeten worden. Zo hou je grip op jouw project.
Je kan een goede capaciteitsberekening maken
Door een goede planning te maken heb je overzicht en controle zoals hierboven beschreven, maar daar hoort ook een goede capaciteitsberekening bij. Als je een planning maakt en je splitst de taken en verdeelt deze onder de medewerkers, dan kun je vaak ook vrij nauwkeurig een urenberekening maken per taak. Al deze uren opgeteld maken je capaciteit die je nodig hebt voor het project, waarbij je kunt kijken of dat haalbaar is of dat er nog zaken geregeld moeten worden. Zo kun je makkelijker bijsturen als er bijvoorbeeld één taak uitloopt die op een andere taak lijkt. Door meer capaciteit op te roepen in de vorm van bijvoorbeeld een medewerker, kun je eenvoudig een aanpassing doen aan de uren voor de nieuwe taak waardoor er geen of weinig achterstand wordt opgelopen.
Een naadloze urenregistratie
Als je medewerkers vraagt om los hun gewerkte uren aan een project te registeren is het vaak een warboel en onoverzichtelijk. Zo is het factureren van het project ook een stuk lastiger. Als er een goede planning wordt gemaakt, bijvoorbeeld door middel van planning software, kun je naadloos de uren bij laten houden in het programma door bijvoorbeeld een in- en uitlogsysteem van jouw medewerkers. Zo hoeven ze niet bewust bezig te zijn met hun uren, maar wordt het wel eenvoudig geregistreerd waardoor je niet achteraf moeite hebt met de facturering en in de problemen komt omdat het budget onder aan de streep niet meer klopt.
Onder aan de streep kun je concluderen dat de voordelen van een goede projectplanning vooral terug te vinden is in de structuur en dat het probleem achteraf voorkomt. Het overzicht maakt dat bijsturen makkelijker is en achteraf heb je geen gedoe met uren als je jouw planning giet in een softwareprogramma die bijvoorbeeld alerts geeft als er deadlines aankomen.